Büroumzug: Das müssen Unternehmer beachten

Ziehen Sie in ein anderes Büro um? Verlagern Sie den Standort ihres Unternehmens? Haben Sie Möbel, Computer, Dokumente und zusätzliche Ausrüstung zu transportieren? Ein Umzug wie dieser kann sich wie eine Menge Arbeit anfühlen, denn es gibt eine Menge Dinge, die umgezogen werden müssen, also muss man sich darum kümmern. Lesen Sie hier, was Sie tun können, um Ihren Büroumzug zu erleichtern.

Je größer das Büro ist, desto schwieriger ist es, umzuziehen. Ein 1-Personen-Büro besteht in der Regel aus einem Schreibtisch, einem Schrank, einem Bürostuhl, einem Tisch und Stühlen, einem Computer, einem Drucker, einem Telefon, Dokumenten und zusätzlicher Ausrüstung und Ausstattung. Einige dieser Dinge, wie z. B. ein Computer, Unterlagen oder Dekorationen, können Sie selbst transportieren, aber ein Umzug zusammen mit Möbeln ist eigentlich unmöglich. Natürlich kann ein Bürostuhl oder ein kleines Bücherregal demontiert und im Kofferraum verstaut werden, aber was ist mit dem Rest der Ausstattung? Wir wollen nicht immer Möbel zerlegen, denn das Auseinandernehmen und Zusammenbauen kostet viel Zeit, und für ein Unternehmen ist Zeit Geld. 

Wie bereitet man sich auf einen Büroumzug vor?

Planen Sie Ihren Büroumzug zunächst einmal richtig. Machen Sie eine Bestandsaufnahme aller Ihrer Gegenstände, zählen Sie sie und versuchen Sie, ihr Gewicht zu schätzen. Es ist auch eine gute Idee, ein bestimmtes Datum für den Umzug festzulegen – vorzugsweise an einem Wochenende, an dem Ihr Unternehmen nicht arbeitet und Sie keine Kunden durch die Unannehmlichkeiten des Umzugs verlieren. Wenn Sie Angestellte haben, informieren Sie sie im Voraus über den Umzug, damit sie ihre persönlichen Gegenstände aufteilen und sichern können. Es ist eine gute Idee, Ihre Mitarbeiter rechtzeitig zu informieren, damit sie sich an den Gedanken gewöhnen können. Ein Wechsel des Arbeitsortes bedeutet oft eine Umstellung der Pendler- und Arbeitszeiten, also informieren Sie sie so früh wie möglich.

Organisation eines Firmenumzugs

Am besten benennen Sie eine Person oder eine Gruppe von Personen in Ihrem Unternehmen, die sich auf den Umzug vorbereiten. Der „Verantwortliche“ des Umzugs kann eine Bestandsaufnahme der Büroausstattung vornehmen und entscheiden, welche Gegenstände in die neuen Räumlichkeiten mitgenommen werden sollen. Da Unternehmen bei Umzügen häufig umdekorieren, müssen einige Gegenstände möglicherweise entsorgt oder verkauft werden.

In der Regel ist es nicht möglich, einen Büroumzug intern zu organisieren, es sei denn, ein Unternehmen verfügt über Lieferwagen. Selbst einige Unternehmen, die über Lieferwagen verfügen, entscheiden sich nicht dafür, den Umzug selbst durchzuführen, da die Ausrüstung des Unternehmens teuer ist und durch unerfahrene Hände beschädigt werden kann, ohne dass das Unternehmen dafür entschädigt wird. Durch die Beauftragung eines professionellen Umzugsunternehmens ist das Unternehmen durch die Versicherung des Umzugsunternehmens geschützt. Im Falle der Beschädigung oder des Verlustes des Transportgutes hat das Unternehmen Anspruch auf eine dem Schaden angemessene Entschädigung. Dieser Schutz ist der Grund, warum die meisten Unternehmen es vorziehen, einen Transportauftrag zu erteilen und einen Spediteur zu finden, der sich um den gesamten Umzug kümmert.

Checkliste für einen erfolgreichen Firmenumzug

1. Sobald der Transport organisiert ist, muss die gesamte Ausrüstung gesichert und verpackt werden. Pappkartons in verschiedenen Größen, Packpapier, Luftpolsterfolie, Stretchfolie und Klebeband sind sehr nützlich.
2. In einem weiteren Schritt sollten alle Schränke und Schubladen geleert und Dokumente sowie sämtliches Bürozubehör in Kartons verpackt werden. Der Papierkram sollte gut geschützt sein, daher ist es eine gute Idee, eine Person zu bestimmen, die sich darum kümmert.
3. Möbel können demontiert oder in Plastik eingewickelt werden. Entfernen Sie Schubladen oder kleben Sie sie vor dem Einpacken ab. Sie können auch Styropor- oder Kunststoffeckenschützer an Möbeln oder provisorische Kartonstücke zum Schutz von Möbelecken verwenden.
4. Gehen Sie besonders vorsichtig mit Computern, Monitoren, Druckern und anderen elektronischen Geräten um. Jeder Artikel sollte mehrmals in Luftpolsterfolie eingewickelt, mit Klebeband verschlossen und in einen Karton gelegt werden.
5. Alle Kartons sollten beschriftet werden, damit Sie wissen, was sich darin befindet und in welcher Reihenfolge sie in das Fahrzeug verladen werden müssen.
6. Jeder Arbeitnehmer sollte für die Verpackung der Gegenstände an seinem Arbeitsplatz verantwortlich sein. Die Person, die den Umzug leitet, kann sich um das Verpacken der üblichen Gegenstände kümmern.

Wie viel kostet ein Büroumzug?

Es gibt keinen Pauschalpreis, denn die Kosten für einen Büroumzug hängen immer von der Anzahl der Gegenstände, ihrem Gewicht, ihren Abmessungen und der Länge der geplanten Strecke ab. Die Bewertung dieser Dienstleistung ist immer individuell, aber wenn Sie herausfinden wollen, wie viel Sie für einen Büroumzug zahlen würden, lohnt es sich, mehrere Angebote einzuholen.