Entrümpelung von Büroräumen: Tipps & Tricks

In vielen Büros ist die Arbeitsumgebung umso unordentlicher und weniger produktiv, je mehr du zu tun hast. Um die Effizienz aufrechtzuerhalten, braucht jedes Team ein Verfahren, um für Ordnung zu sorgen. Das scheint eine einfache Aufgabe zu sein, aber wenn wir jeden Tag in unseren Büros sind, gewöhnen wir uns leicht an das Durcheinander und werden sogar immun dagegen. Das führt oft zu unvorhergesehenen organisatorischen Problemen. Es mag einfach erscheinen, aber ein System zu haben, das den Arbeitsplatz frei von Unordnung und Verwirrung hält, ist oft ein wichtiger Indikator für die Fähigkeit eines Teams, komplexere Dinge wie ein Vertriebssystem zu verwalten.

Warum du entrümpeln solltest

Welche Vorteile hat ein aufgeräumtes Büro, abgesehen davon, dass es sauber und aufgeräumt ist?

• Höhere Produktivität – Je weniger Zeit du damit verbringst, Gegenstände und bestimmte Dokumente zu suchen, desto mehr Zeit kannst du dich auf deine Arbeit konzentrieren. Wenn du deine Dokumente in der Cloud suchst, hast du mehr Kontrolle und Zugriff auf die Dokumente, während dein Büro sauber bleibt.
• Seelenfrieden – Unordnung wirkt sich nicht nur auf deinen physischen Raum aus, sondern auch auf deinen geistigen Raum. Mit anderen Worten: Wenn du dich mit dem Zustand deines Büros beschäftigst, bist du eher abgelenkt und kannst dich nicht so gut konzentrieren wie nötig. Ein unordentliches Büro ist in der Regel repräsentativ für den Geisteszustand eines Arbeitnehmers.
• Markenrepräsentation – Was würdest du denken, wenn du das Büro eines Kunden betrittst und es unordentlich vorfindest? Wahrscheinlich würdest du diese Umgebung darauf übertragen, wie der Kunde seine Geschäfte abwickelt. Das Gleiche gilt für deine eigene Marke. Selbst in einer Coworking-Umgebung ist ein sauberer Arbeitsplatz nicht nur ein gutes Zeichen, sondern auch ein Zeichen des Respekts für den Raum und die anderen Menschen, die ihn mit dir teilen.

Nehmen wir einmal das Beispiel eines Großraumbüros in Berlin. Hier entsteht schnell Unordnung und Chaos, wenn nicht jährlich eine Entrümpelung in Berlin, bzw. im Großraumbüro der Hauptstadt durchgeführt wird. Im Folgenden findest du einige Tipps, wie du dein Büro entrümpeln und aufräumen und dadurch produktiver werden kannst:

Behalte nur die Dinge, die du brauchst

Anstatt einzeln zu entscheiden, was du aufbewahren und was du wegwerfen willst, ist es manchmal am besten, alles loszuwerden und dann langsam wieder Dinge hinzuzufügen, wenn du sie brauchst. Stell dir das wie deinen Computer-Desktop vor. Je mehr Anwendungen du installierst, desto mehr Verknüpfungen tauchen auf dem Desktop-Hintergrund auf. Erst wenn du all diese Verknüpfungen entfernst, merkst du, wie wenig du davon tatsächlich benutzt hast.

Dasselbe Prinzip gilt auch für dein Büro, egal ob zu Hause oder im Büro. Es ist nicht ungewöhnlich, dass du Gegenstände in deinem Arbeitsbereich hast, die du monatelang nicht angerührt hast, aber das heißt nicht, dass sie dort bleiben müssen. Lass nicht zu, dass sie wertvollen Platz wegnehmen und nichts zu deiner Produktivität beitragen. Indem du alles wegräumst und dann bei Bedarf wieder einräumst, kannst du effektiver und objektiver nur das Wesentliche behalten. Auch wenn diese Methode extrem erscheinen mag, ist sie eine hervorragende Methode, um schnell herauszufinden, welche Gegenstände keinen Zweck erfüllen oder deine Produktivität behindern.

Organisiere dein Büro nach praktischen Gesichtspunkten

Wenn du die Unordnung mit der „Start from scratch“-Methode reduziert hast, ist der nächste Schritt, die verbleibenden Gegenstände in deinem Arbeitsbereich in der Reihenfolge zu ordnen, wie regelmäßig du sie benutzt. Deinen Kugelschreiber benutzt du vielleicht täglich, aber dein Handbuch für die Personalabteilung liest du wahrscheinlich nur alle sechs Monate.

Um deinen Arbeitsablauf zu verbessern, solltest du die am häufigsten benutzten Gegenstände (z. B. Ladegeräte und Notizbücher) in die obersten Schubladen deines Schreibtischs legen, wo sie schnell und einfach zugänglich sind. Halte Stifte und Bleistifte in einem Becher in der Nähe bereit und bewahre andere Dinge (wie Kopfhörer, Heftklammern, Gummibänder) in den unteren Schubladen auf. Ordne den Rest des Büros ähnlich an, so dass die am wenigsten genutzten Gegenstände am weitesten entfernt sind. Dieses einfache System steigert die Produktivität und sorgt dafür, dass die am häufigsten benötigten Dinge immer in der Nähe sind, während die anderen persönlichen Gegenstände nicht auf dem Schreibtisch liegen.

Bekomme deine Kabel in den Griff

Von Handy- und Laptop-Ladegeräten bis hin zu HDMI-Kabeln und Kopfhörer-Dongles – die Anzahl der Kabel in jedem Büro scheint sich exponentiell zu vervielfachen. Egal, ob diese Kabel auf oder unter deinem Schreibtisch liegen, es kann ein ständiger Kampf sein, diese Kabel unter Kontrolle zu halten. Manche Leute ignorieren dieses Problem, aber wenn ein Problem mit einem deiner elektronischen Geräte auftritt, kann dieser Mangel an Organisation zu erheblichen Verzögerungen bei der Erkennung und Behebung des Problems führen.

Eine hervorragende Lösung für dieses Problem ist die Investition in ein Etikettiersystem, mit dem du jedes Kabel bei der Installation in deinem Büro kennzeichnen kannst. Der nächste Schritt ist dann die Investition in ein Cablox-System, mit dem du deine Kabel schnell und einfach ordnen kannst und, was vielleicht genauso wichtig ist, dafür sorgst, dass sie auch in Zukunft ordentlich und aufgeräumt bleiben. Wenn du kreativ sein und Geld sparen willst, kannst du auch Etiketten und Ordnungsboxen aus Filmdosen, Papierhaltern, Schuhkartons und anderen Haushaltsgegenständen herstellen.

Entwickle stärkere organisatorische Gewohnheiten

Die größte Veränderung, die du vornehmen kannst, um chaotisch zu bleiben, ist die Entwicklung einer neuen Gewohnheit für Sauberkeit und Ordnung. Immer wenn ein neuer Gegenstand ins Büro kommt, wie z. B. Post oder ein neues Dokument, überlege dir, was du in diesem Moment oder zumindest vor Ende des Tages damit machen willst. Überlege dir, ob du das Dokument behalten, in den Müll werfen oder woanders ablegen willst. Unordnung zu vermeiden ist der beste Weg, dein Büro sauber zu halten.