ERP-Software: Für jedes Unternehmen geeignet?

ERP Software für Unternehmen

Was ist eine ERP-Software?

Immer mehr Unternehmen setzen auf eine ganzheitliche ERP-Software. Worin genau die Mehrwerte dabei liegen und warum auch Sie davon profitieren kann, lesen Sie hier.

Die ERP-Software ist schon heute aus kaum einem Unternehmen mehr wegzudenken. Sie ist fester Bestandteil des täglichen Arbeitens geworden und das schon längst nicht mehr ausschließlich in großen Unternehmen.

Vielmehr finden sich am heutigem ERP-Markt unzählige Lösungen, die sich auf bestimmte Branchen und Betriebsgrößen spezialisiert haben, sodass für jedes Unternehmen die perfekte Lösung bereits existiert. Diese zu finden ist jedoch oftmals kein leichtes Unterfangen.

Wir wollen Ihnen an dieser Stelle aufzeigen, was genau eine ERP-Software eigentlich ist, welche Vorteile diese mit sich bringen kann und wie auch Sie schnell und einfach die perfekte ERP-Software für Ihr Unternehmen finden können.

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition

Hinter dem Kürzel ERP verbirgt sich das sogenannte Enterprise-Resource-Planning. (www.erp.de) Im Kern geht es dabei um die unternehmerische Aufgabe, die zur Verfügung stehenden Ressourcen so optimal wie möglich für die vorliegenden Geschäftsprozesse zu planen und einzusetzen. Dabei soll zu jedem Zeitpunkt sichergestellt werden, dass jeder Prozess mit der richtigen Menge an Ressourcen versorgt wird, ohne dass es dabei zu Engpässen kommt.

Gleichzeitig sollen jedoch auch Verschwendungen vermieden werden. Dies bedingt eine reibungslose und allumfassende Planung sowie die Steuerung und Überwachung aller Prozesse im Unternehmen. Eine schier unmögliche Aufgabe. Zu diesem Zweck werden ERP-Softwaresysteme eingesetzt.

Alle Akteure arbeiten mit denselben Daten

Diese bilden sämtliche Prozesse eines Unternehmens digital ab und führen die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese Weise lassen sich diverse Prozesse im Unternehmen deutlich verschlanken und optimieren. Viele Abläufen können zudem automatisiert werden. Dazu hält eine ERP-Software diverse Funktionen in verschiedenen Modulen bereit.

So finden sich in einer ERP-Software (www.erp.de/erp-software) Module für die Produktion, die Lagerverwaltung, das Personalwesen, das Kundenmanagement oder auch für die Logistik an. Alle Module sind über die gemeinsame Datenbank miteinander verbunden, was abteilungsübergreifende Prozesse ermöglicht. Alle Akteure aller Abteilungen arbeiten zudem mit denselben validen Daten, was den Informationsfluss nachhaltig beschleunigt und Fehler von vornherein vermeidet.

Werfen wir nun einen Blick auf ein paar dieser Module und arbeiten deren Mehrwert für das Unternehmen heraus.

Customer-Relationship-Management (CRM)

Das CRM-Modul bietet die Möglichkeit für jeden Kunden eine individuelle Kundenakte anzulegen. In dieser finden sich dann sämtliche Informationen den Kunden betreffend. Neben den Kontaktdaten werden hier auch alle Interaktionen zum Kunden hinterlegt. Also Rechnungen, Bestellungen oder auch Reklamationen des Kunden usw.

Davon profitiert der Kundenservice, das Marketing und auch der Vertrieb eines Unternehmens. Durch gezielte Auswertung der Daten, lässt sich so ein deutlich besserer Blick auf die eigenen Kunden gewinnen.

Dokumenten-Management-System (DMS)

Das DMS sorgt für eine einheitliche und revisionssichere Speicherung aller Dokumente im Unternehmen. Mit Suchfunktionen lassen sich alle Daten einfach und schnell finden. Das spart Zeit und sorgt für deutlich schnellere Prozesse. Zudem lassen sich Dokumente in Workflows einordnen.

So werden beispielsweise eingehende E-Mails direkt an die richtige Stelle zur Bearbeitung weitergeleitet und automatisch im entsprechenden Ordner gespeichert. Viele weitere Funktionen sorgen zudem für schneller und deutlich schlankere Prozesse.

Warehouse-Management-System (WMS)

Alle ein- und ausgehenden Waren werden in der ERP-Software vermerkt. Auf diese Weise ist immer direkt ersichtlich, welche Waren in welcher Stückzahl noch im Lager vorhanden sind und welchen Prozessen diese zu welchem Zeitpunkt zugeordnet sind. Auch lässt sich der perfekte Lagerplatz für bestimmte Artikel errechnen, sodass Prozesse hier weiter optimiert werden können.

Der Vorteil des WMS zeigt sich beispielsweise auch im Vertrieb. Hat ein Kunde eine Anfrage für eine Bestellung oder ein Projekt, kann der Vertriebsmitarbeiter verbindliche Aussagen über Lieferzeitpunkte oder Projektzeiträume erstellen, da das System diese an Hand der Lagerbestände einfach errechnen kann.

Human-Resource-Management (HRM)

Mit dem HRM-Modul lassen sich alle Belange rund um das Person verwalten. Denn auch dieses wird im Bereich des ERP als Ressource verstanden. Es gilt für jeden Prozess sicherzustellen, dass die richtige Person an diesem arbeitet. Ähnlich wie beim CRM wird für jeden Mitarbeiter eine Akte angelegt, in der sämtliche Informationen zu diesem gespeichert werden.

So lassen sich Einsatz- und Urlaubsplanung übersichtlich für das gesamte Unternehmen erstellen. Fällt ein Mitarbeiter aus, kann direkt eine Ersatzplanung erstellt werden. Auch eine digitale Arbeitszeiterfassung lässt sich in diesem Modul realisieren.

Die richtige ERP-Software finden

Nicht jedes Unternehmen benötigt alle am Markt erhältlichen Funktionen und Module. Zudem unterscheiden sich die Systeme hinsichtlich des Lizenzmodells voneinander. So kann eine ERP-Software entweder auf den hauseigenen Servern implementiert, oder auch aus der Cloud heraus bezogen werden.

Alle diese Faktoren machen die Suche nach einer passenden ERP-Software letztlich zu einer hoch individuellen Angelegenheit. Daher empfiehlt es sich zu Beginn der Suche ein umfangreiches Lastenheft zu erstellen, indem sämtliche Ziele sowie die Anforderungen an das System hinterlegt sind.

Die eigentliche Suche lässt sich dann über Vergleichsportale deutlich einfacher gestalten. Hier sind diverse Anbieter gelistet, die direkt miteinander verglichen werden können. So lässt sich die Suche enorm abkürzen.

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