So können Unternehmen von einer ERP-Software profitieren

Die Komplexität moderner Unternehmen nimmt stetig zu. Für Planungs- und Steuerungsaufgaben ist es daher wie nie zuvor erforderlich, unternehmerischen Abläufe in ihrer Gesamtheit und in Echtzeit abzubilden. Dazu braucht es nicht nur eine leistungsfähige Hardware, sondern auch intelligente Software-Lösungen, allen voran ERP-Systeme.

Was ist ein ERP-System?

„ERP“ steht für Enterprise Resource Planning. Ein ERP-System bündelt die Kernprozesse, die benötigt werden, um ein Unternehmen zu managen. Es deckt die folgenden betriebswirtschaftlichen Funktionen ab, wobei sich die jeweiligen Prozesse nicht nur verwalten, sondern auch speichern lassen:

• Materialwirtschaft
• Produktion
• Vertrieb
• Montage
• Service
• Personalwesen
• Rechnungswesen
• Planungs- und Informationssystem

Es ist kein Zufall, dass ERP-Systeme gerne mit dem zentralen Nervensystem des Menschen verglichen werden, da sie für Unternehmen eine ebenso zentrale Rolle übernehmen. Durch die Zentralisierung sämtlicher Daten lässt sich gewährleisten, dass alle Bereiche zu jeder Zeit auf demselben Stand sind.

Charakteristisch für ERP-Systeme ist ihr modularer Aufbau. Mit anderen Worten: Sie können die einzelnen Module so implementieren, dass die Software genau zu den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens passt. Es fallen nur für die Leistungen Kosten an, die Sie tatsächlich in Anspruch nehmen. Beispielsweise könnte eine ERP-Software folgende funktionale Bestandteile miteinander verbinden:

• Abrechnungstools
• Benutzer- und Zugriffssysteme
• Datenbanken
• Dokumentationssysteme
• betriebswirtschaftliche Module
• Solution-Management-Tools

Die Vorteile einer ERP-Software

Je komplexer und umfassender die Prozesse sind, die ein Business zu managen hat, desto mehr kann es von der Integration eines ERP-Systems profitieren. Die folgenden elf Vorteile geben Anregungen, wie sich Unternehmen zukunftssicher machen mit ERP-Software.

1. Gemeinsame Datenbasis schaffen

ERP-Systeme tragen dazu bei, die vorhandenen Ressourcen effektiver zu nutzen. Sie erleichtern ein transparentes Arbeiten quer durch sämtliche Abteilungen. Alle Mitarbeiter arbeiten zeitgleich mit denselben Daten, anstatt diese mehrfach zu erfassen und separat zu speichern. Mit einer ERP-Software können Sie dafür sorgen, dass sich der innerbetriebliche Informationsfluss deutlich verbessert.

2. Abläufe vereinheitlichen

Durch ihren modularen Aufbau ermöglicht es eine ERP-Software, die Daten aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen miteinander zu vernetzen. Diese Vernetzung erleichtert die Zusammenarbeit, zum Beispiel zwischen der Warenwirtschaft und der Lagerhaltung oder zwischen der Buchhaltung und dem Projektmanagement. Der gemeinsame Zugriff ist aber auch eine wichtige Grundlage für bereichsübergreifende Business-Intelligence-Auswertungen.

3. Prozesse optimieren

Mithilfe eines ERP-Systems können Sie die Prozesse und Workflows innerhalb Ihres Unternehmens genau unter die Lupe nehmen. Das hilft Ihnen nicht nur dabei, Verbesserungspotenziale zu identifizieren und zu nutzen. Da eine ERP-Software sämtliche Aktivitäten lückenlos protokolliert, eignet sie sich auch erstklassig für die Verfahrensdokumentation, die bei der Einhaltung der Compliance-Regeln zentral ist. Kleiner Tipp: Am besten arbeiten Sie mit einem Anbieter zusammen, der bereits Erfahrungen in Ihrer Branche gesammelt hat.

4. Zusammenarbeit verbessern

ERP-Systeme sind wichtiges Tools, um die elektronische Zusammenarbeit im Unternehmen zu optimieren. Vor allem Systeme für das Projektmanagement und das Dokumentenmanagement tragen dazu bei, dass Teams mit denselben Informationen arbeiten können, selbst wenn sie an verschiedenen Orten sitzen. Damit die Informationen nicht in fremde Hände gelangen, lässt sich der Informationsfluss mithilfe von Zugriffsbeschränkungen kontrollieren.

5. Berichtsqualität steigern

Ein ERP-System versorgt das Management mit Zahlen, die sich durch Vollständigkeit, Verlässlichkeit und Aktualität auszeichnen. Diese Zahlen bilden die unerlässliche Grundlage, um aussagekräftige und flexible Berichte zu erstellen. Dabei macht es keinen Unterschied, ob Sie Standardberichte oder eine individuelle Auswertung benötigen. Egal ob Geschäftsleitung, Abteilungsleitung oder Sachbearbeitung: Reportings nach Maß helfen allen Abteilungen dabei, zu jedem Zeitpunkt auskunftsfähig zu sein.

6. Fehlerquellen vermeiden

Mitarbeiter, die Daten mehrfach erfassen, arbeiten nicht nur nicht effizient, sondern verursachen darüber hinaus auch gerne Fehler. Diese führen nicht selten dazu, dass das Controlling mit Daten arbeiten muss, die einander widersprechen. Dank eines ERP-Systems ist die Zeit der lästigen Übertragungsfehler und Inkonsistenzen jedoch vorbei. Es erlaubt Ihnen zum Beispiel, Rechnungen völlig korrekt, vollständig und automatisiert zu erstellen, da es sämtliche Daten direkt aus dem System übernimmt.

7. Zeit einsparen

Da ein ERP-System dazu beiträgt, dass immer mehr Arbeitsschritte redundant werden, lässt sich dank seiner Hilfe jede Menge Zeit einsparen. Dies bedeutet einen klaren Wettbewerbsvorteil gegenüber Unternehmen, die sich nach wie vor ein Vielerlei ineffizienter Minischritte erlauben. Eine ERP-Software unterstützt Sie nicht nur dabei, Workflows zu optimieren und zu automatisieren. Sie kann darüber hinaus nahtlos mit manuellen Arbeiten verknüpft werden, sodass sich Durchlaufzeiten und Lohnstückkosten senken lassen. Konfigurieren Sie das ERP-System so, dass es Ihren Abläufen so weit wie möglich entgegenkommt. Das hilft Ihnen, jede Veränderung zeitnah umzusetzen.

8. Kosten senken

Wenn Ihre Prozesse dank eines ERP-Systems perfekt ineinandergreifen, reduzieren Sie dadurch einen großen Teil Ihres Verwaltungsaufwandes. Indem Sie Ihre Ressourcen optimieren, rücken beispielsweise Just-in-Time-Lieferungen endlich in den Bereich des Machbaren. Sie müssen kein Personal für überflüssige Aufgaben einplanen oder Lagerkapazitäten freihalten, die Sie letztlich nicht benötigen. Da sich alle Vorgänge digital archivieren lassen, benötigen Sie keinen physischen Platz mehr für endlos lange Regale mit Ordnern.

9. Projekte erfolgreich steuern

Der ERP-Ansatz hilft Ihnen dabei, einen Rundum-Blick auf Ihre Projekte und Ressourcen zu erhalten. Das erleichtert es Ihnen, das Controlling und die Planung auf ein höheres Niveau zu heben. Leistungen und Lieferungen lassen sich ohne großen Aufwand erfassen, dokumentieren und abrechnen. Durch die Integration der Finanzbuchhaltung lässt sich im Handumdrehen berechnen, welcher Deckungsbeitrag für ein bestimmtes Projekt anfällt. Eine ERP-Software nützt Ihnen umso mehr, je mehr Funktionen sie mithilfe der verschiedenen Module abdeckt.

10. Mitarbeiter motivieren

Kein Mitarbeiter mag es, sich um langweilige Routineaufgaben zu kümmern. ERP-Systeme erleichtern ihnen das Leben, indem sie Prozesse automatisieren, vereinfachen und verschlanken. Das führt dazu, dass den Teams mehr Zeit bleibt, um sich anspruchsvolleren und motivierenderen Aufgaben zu widmen – ein nicht zu vernachlässigender Aspekt, um Fachkräfte ans Unternehmen zu binden und neue anzulocken.

11. Kundenbindung stärken

Ein ERP-System hilft nicht nur, die internen Prozesse zu verbessern, sondern kann sich auch positiv auf Kundenbeziehungen auswirken. Dank eines integrierten CRM-Systems, das sämtliche Daten einsehbar macht, haben Ihre Mitarbeiter die Chance, jeden Kunden uneingeschränkt zu beraten. Sowohl die persönlichen Kundendaten als auch die Kaufhistorie liegen ihnen sofort vor, was eine individuelle Kundenberatung ohne viele Nachfragen ermöglicht.