E-Rechnungspflicht 2025: Welche technischen Anforderungen Unternehmen jetzt erfüllen müssen

E-Rechnung

Ab dem Jahr 2025 tritt die verpflichtende Nutzung der E-Rechnung für viele Unternehmen in Kraft. Dies bedeutet, dass Rechnungen in strukturierten, maschinenlesbaren Formaten übermittelt und verarbeitet werden müssen. Die Einführung dieser Pflicht soll die Effizienz von Geschäftsprozessen steigern und die Transparenz im Steuerwesen erhöhen. Allerdings erfordert die Umstellung eine Anpassung der IT-Infrastruktur, insbesondere im Bereich der Rechnungsstellung und Buchhaltung. Wer rechtzeitig die technischen Voraussetzungen schafft, kann nicht nur gesetzliche Strafen vermeiden, sondern auch langfristig von einer optimierten Rechnungsabwicklung profitieren. Doch welche konkreten technischen Anforderungen müssen Unternehmen erfüllen? Welche Formate sind vorgeschrieben, und welche Softwarelösungen sind kompatibel?

Neue Standards: Diese Formate sind ab 2025 verpflichtend

Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht wird die Nutzung bestimmter Rechnungsformate verbindlich. Unternehmen können nicht mehr einfach PDF-Dateien per E-Mail versenden, da diese nicht den neuen gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Stattdessen müssen Rechnungen in strukturierten Formaten ausgestellt werden, die eine automatisierte Verarbeitung ermöglichen. Zwei Formate stehen hierbei besonders im Fokus: XRechnung und ZUGFeRD.

Die XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format, das speziell für den Austausch von Rechnungen mit Behörden entwickelt wurde. Es ermöglicht eine standardisierte Datenübertragung und entspricht den Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Da viele Unternehmen auch mit der öffentlichen Verwaltung abrechnen, ist die Nutzung dieses Formats besonders relevant.

Im Gegensatz dazu kombiniert ZUGFeRD strukturierte und visuelle Inhalte. Dieses hybride Format besteht aus einer PDF-Datei, die maschinenlesbare XML-Daten enthält. Es eignet sich insbesondere für den Austausch zwischen Unternehmen, da es sowohl für die automatische Verarbeitung als auch für die manuelle Prüfung genutzt werden kann. Die neue Version ZUGFeRD 2.2 entspricht der europäischen Norm EN 16931 und wird daher ebenfalls als konformes Format für die E-Rechnungspflicht anerkannt.

ERP & Buchhaltungssoftware: Welche Systeme kompatibel sind

Die Umstellung auf die E-Rechnungspflicht stellt viele Unternehmen vor die Herausforderung, ihre bestehenden ERP- und Buchhaltungssysteme anzupassen. Nicht jede Software ist automatisch in der Lage, E-Rechnungen in den vorgeschriebenen Formaten zu erstellen und zu verarbeiten. Daher ist es essenziell, die vorhandene IT-Infrastruktur genau zu prüfen und gegebenenfalls zu modernisieren.

Viele moderne ERP-Systeme wie SAP, Microsoft Dynamics 365 und Oracle NetSuite bieten bereits integrierte Funktionen zur Erstellung von XRechnung und ZUGFeRD. Diese Lösungen ermöglichen eine direkte Anbindung an E-Rechnungsplattformen und unterstützen die automatisierte Übertragung an Geschäftspartner oder Behörden. Ältere Systeme müssen hingegen oft durch Erweiterungen oder Updates nachgerüstet werden, um den neuen gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Auch Buchhaltungsprogramme wie DATEV, Lexware und sevDesk bieten zunehmend Unterstützung für E-Rechnungen. Diese Programme ermöglichen es, Rechnungen direkt im richtigen Format zu erstellen und zu übermitteln. Wer eine E-Rechnung Software nutzt, sollte darauf achten, dass sie mit bestehenden ERP- oder Buchhaltungssystemen kompatibel ist, um eine reibungslose Integration zu gewährleisten.

Besonders wichtig ist die Schnittstellenfähigkeit der Software. Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Systeme mit PEPPOL, einer europaweit standardisierten Plattform für den elektronischen Rechnungsaustausch, kommunizieren können. PEPPOL ermöglicht eine sichere und normgerechte Übertragung von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen und Behörden.

Datensicherheit & Archivierung: So erfüllen Sie die gesetzlichen Vorgaben

Die Einführung der E-Rechnung bringt nicht nur Änderungen bei der Rechnungsstellung, sondern auch neue Anforderungen an die Archivierung und Sicherheit der Daten mit sich. Unternehmen müssen sicherstellen, dass E-Rechnungen über einen gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum hinweg revisionssicher gespeichert werden.

In Deutschland gilt eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren für Rechnungen. Diese müssen unverändert, vollständig und jederzeit abrufbar gespeichert werden. Zudem ist sicherzustellen, dass keine nachträglichen Änderungen vorgenommen werden können. Hierbei kommen spezielle Archivierungssysteme zum Einsatz, die den Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) entsprechen.

Ein weiteres wichtiges Thema ist die Datensicherheit. E-Rechnungen enthalten sensible Geschäftsinformationen und müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Unternehmen sollten daher auf Verschlüsselungstechnologien und Zugriffsbeschränkungen setzen, um die Integrität der Rechnungsdaten zu gewährleisten. Auch die Nutzung von Cloud-Archivierungslösungen ist möglich, sofern diese den Sicherheitsanforderungen entsprechen und die Daten in der EU gespeichert werden.

Schnittstellen & Automatisierung: Wie Sie Ihre Rechnungsprozesse optimieren

Die Einführung der E-Rechnungspflicht bietet nicht nur Herausforderungen, sondern auch Chancen zur Optimierung von Rechnungsprozessen. Durch den Einsatz moderner Schnittstellen und Automatisierungstechnologien kann der gesamte Rechnungsworkflow effizienter gestaltet werden.

Ein zentraler Punkt ist die Integration von E-Rechnungen in bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme. Hierbei spielen Schnittstellen eine entscheidende Rolle. Viele Unternehmen setzen auf den PEPPOL-Standard, um Rechnungen nahtlos und sicher an Geschäftspartner oder Behörden zu übermitteln. PEPPOL reduziert den manuellen Aufwand und minimiert Fehler bei der Rechnungserstellung.

Zusätzlich kann Künstliche Intelligenz (KI) in modernen Systemen genutzt werden, um Rechnungsprozesse weiter zu optimieren. Automatische Datenextraktion, Validierung und Buchung von Rechnungen ermöglichen eine erhebliche Zeitersparnis und reduzieren das Risiko von Fehlern.

Auch der Einsatz von Workflowsystemen trägt zur Effizienzsteigerung bei. Durch automatisierte Freigabeprozesse lassen sich Rechnungen schneller bearbeiten, was zu einer besseren Liquiditätssteuerung führt. Unternehmen können zudem Automatisierungsregeln für Zahlungen einführen, um die Rechnungsverarbeitung weiter zu beschleunigen.

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