Zeitmanagement: 4 Tipps für mehr Produktivität

Ob die sozialen Medien, eingehende E-Mails oder piepende Benachrichtigungen auf dem Smartphone – es lassen sich heute zahlreiche Dinge ausmachen, welche die Menschen von ihren wirklich wichtigen Aufgaben abhalten. Ständige Ablenkung ist heutzutage leider als vollkommen normal zu bewerten.

Dadurch leidet jedoch die Produktivität bei der Arbeit in hohem Maße. Um hier gegenzusteuern, sollte ein professionelles Zeitmanagement verfolgt werden. Mit welchen praktischen Tipps dies gleich wesentlich besser gelingt, zeigt der folgende Beitrag.

Alltägliche Arbeiten mit festen Zielen verbinden

Im Fokus eines professionellen Zeitmanagements muss nicht zwangsläufig stehen, alle Arbeiten in Gänze zu erledigen. Wesentlich wichtiger ist es, die wirklich essentiellen Aufgaben zu identifizieren und diesen dann entsprechende Prioritäten zuzuordnen.

Die Voraussetzung dafür besteht darin, dass die täglichen Aufgaben mit den grundlegenden Unternehmens- oder Teamzielen verbunden werden. Sinnvoll ist es in diesem Zusammenhang, ein sogenanntes Work Management Tool zu nutzen. Dieses hilft, über sämtliche Unternehmensebenen Prioritäten und Arbeitsabläufe zu koordinieren. Die einzelnen Teammitglieder haben so außerdem stets einen Überblick darüber, welchen Einfluss ihre eigene Arbeit auf die Prioritäten des Unternehmens hat.

Auch kann es sinnvoll sein, die Frage: „Was kostet ein Zeitmanagement Seminar?“ zu beantworten. Sollte das nötige Budget für ein solches vorhanden sein, kann von einem solchen maßgeblich profitiert werden.

Arbeitsschritte priorisieren und organisieren

Für ein effektives Zeitmanagement spielt es eine entscheidende Rolle, zu wissen, welche Aufgaben tatsächlich als wichtig zu bewerten sind.

Im Alltag wird es immer wieder dazu kommen, dass sich Abgabefristen und Prioritäten von Aufgaben auch einmal verschieben. Besteht dann keine Klarheit darüber, welche Aufgabe nun eine größere Wichtigkeit aufweist, können die Prioritäten nicht korrekt zugeteilt werden.

Es kommt jedoch maßgeblich darauf an, die richtigen Prioritäten zu setzen, denn: Kann dies nicht gewährleistet werden, steigt beispielsweise das Risiko für ein Burnout massiv an.

Bedachte Vorausplanung am Ende des Arbeitstages

In vielen Büros lässt sich der Arbeitstag mit einer Art Hetzjagd vergleichen. Viele Angestellte haben so bereits zu Beginn des Tages das Gefühl, im Rückstand zu sein.

Die Lösung dafür besteht darin, nicht erst am Morgen herauszufinden, welche Aufgaben an dem jeweiligen Tag warten. Vielmehr sollten gegen Ende des Arbeitstages rund fünf Minuten dafür aufgebracht werden, die nötigen Vorbereitungen für den kommenden Tag zu treffen.

Dadurch steigt auch die Motivation maßgeblich – schließlich stets bereits vor dem Beginn des Arbeitstages fest, was in den nächsten Stunden zu tun ist. Daneben wird auf diese Weise gewährleistet, dass nur wirklich wichtige Aufgaben erledigt werden.

Aufgaben ablehnen oder delegieren

Sind die Prioritäten der einzelnen Aufgaben erst einmal geklärt, lässt sich schnell erkennen, welche Arbeiten als weniger wichtig einzustufen sind.

Für die meisten Menschen besteht in dem Ablehnen von Aufgaben eine große Herausforderung. Gehört die jeweilige Aufgaben allerdings nicht zu den aktuellen Prioritäten, sollte ein „Nein“ bereits wesentlich einfacher hervorzubringen sein.

In vielen Fällen ist es auch möglich, eine Aufgabe, die für sich selbst keine Priorität aufweist, zu delegieren. Damit geht nicht gleichzeitig einher, dass es sich generell um keine wichtige Aufgabe handelt, sondern diese lediglich keine persönliche Priorität genießt. Oft kann ein anderer Mitarbeiter mit seiner Expertise die Arbeit ohnehin besser ausführen.

Prüfen von Aufgaben

Wurden Aufgaben schon vor einiger Zeit angenommen, zeigt es sich ebenfalls als sinnvoll, von Zeit zu Zeit zu überprüfen, ob diese überhaupt noch mit den grundlegenden Teamzielen übereinstimmen.

Ist dies nicht der Fall, kann die Aufgabe durchaus vollständig von der To Do-Liste gestrichen werden. Falls ihre Erledigung jedoch immer noch möglich ist, ist es oft sinnvoll, diese an ein anderes Teammitglied zu delegieren.