Arbeitszeiterfassung im legalen Rahmen

Eine Vielzahl von Unternehmen führt eine elektronische Erfassung der Arbeitszeiten durch. Viele Angestellte fragen sich, was seitens der Unternehmen legal ist und was nicht.

Grundsätzliches

Die Zeiterfassung dient dem Speichern von Arbeitsbeginn und Arbeitsende, dem Namen und/oder der Personalnummer. Die Daten sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Gibt es Unstimmigkeiten, dienen diese als Nachweis über die erbrachten Arbeitsstunden. Bedeutung hat die Zeiterfassung ebenfalls für die Lohnbuchhaltung und Gleitzeitkonten. Eine Zustimmung ist nicht vonnöten.

Für die Zeiterfassung gilt das deutsche Arbeitsrecht und die seit Mai 2018 gültig EU-Datenschutz-Grundverordnung. Die EU-Datenschutz-Grundverordnung löste das Bundesdatenschutzgesetz ab. Die EU-Datenschutz-Grundverordnung enthält Bestimmungen gegen den Missbrauch oder die Weitergabe personenbezogener Daten.

Laut EU-Datenschutz-Grundverordnung muss das Einwilligen zum Speichern und Verarbeiten personenbezogener Daten freiwillig erfolgen. Unternehmen haben die Pflicht, alle Informationen, die Mitarbeiter für die Entscheidung benötigen und die Verarbeitung der Daten betreffen, zur Verfügung zu stellen.

Die Daten sind nur für eindeutige und legitime Zwecke zu erheben. Die Daten für andere Zwecke zu verarbeiten, ist untersagt. Es sind nur so viele Daten zu erheben und zu verarbeiten, wie der Zweck es erfordert. Eine weitere Bedingung ist, dass die erhobenen Daten sachlich richtig sein müssen und lediglich so lange wie nötig gespeichert bleiben. Zusätzlich sind sie derart zu sichern, dass kein Missbrauch erfolgen kann. Zusätzlich ist die Durchsetzung der Datenschutzrichtlinien genau zu dokumentieren.

Vorschriften

Welches Zeiterfassungssystem zum Einsatz kommt, obliegt den Unternehmen. Reicht in kleineren Unternehmen eine einfache Arbeitszeiterfassung, benötigen größere Unternehmen eine digitale Zeiterfassungssoftware. Persönlichkeits- und Bewegungsprofile zu erstellen, ist unrechtmäßig. Gleiches gilt für kürzere Arbeitsunterbrechungen.

Fingerabdruck

Digitale Zeiterfassung erfolgt häufig über einen Fingerabdruck. Da biometrische Daten nicht notwendig sind, ist es untersagt, Mitarbeiter dazu zwingen. Hierfür ist die ausdrückliche Zustimmung erforderlich.

GPS

Oftmals beinhalten die Zeiterfassungssysteme GPS-Tracking. Dies bietet sich insbesondere bei Außendienstmitarbeitern an. So ist es dem Unternehmen möglich, zu überprüfen, an welchem Ort sich der entsprechende Mitarbeiter ein- oder ausstempelt hat. Hier gilt jedoch, dass nur der Mitarbeiter selbst den Prozess auslösen darf. Seitens des Unternehmens, die Geodaten beständig zu tracken, ist untersagt. Gleiches gilt für die Erhebung der Geodaten hinsichtlich der Feststellung der Geschwindigkeit. Auch dies ist unzulässig. Für das GPS-Tracking müssen die Mitarbeiter aufgeklärt sein und freiwillig ihre Zustimmung erteilt haben.

Videoüberwachung

Die Mitarbeiter mittels Videoaufzeichnung heimlich an ihrem Arbeitsplatz zu überwachen, ist verboten, da dies die Persönlichkeitsrechte beschneidet. Gleiches gilt für das heimliche und unbegründete Kontrollieren der Mitarbeiter.

Hingegen ist es in öffentlichen Räumen möglich, eine Videoüberwachung ohne Ton zu haben. Voraussetzung ist, dass die Mitarbeiter darüber im Vorfeld Kenntnis erlangt haben. Eine solche Videoüberwachung darf allerdings nur dann stattfinden, wenn ein berechtigtes Interesse vorliegt.

Computerüberwachung

Eine dauerhafte und heimliche Überwachung der Mitarbeiter ist den Unternehmen nicht gestattet. Lediglich wenn im Arbeitsvertrag festgehalten ist, dass der Firmencomputer nicht zu privaten Zwecken genutzt werden darf, liegt eine Ausnahme vor.

Telefonüberwachung

Auch eine Telefonüberwachung ist heikel, denn es gilt die Vertraulichkeit des Wortes. Soll eine Tonaufzeichnung erfolgen, haben beide Seiten dieser zuzustimmen. Es ist verboten, die Gespräche heimlich abzuhören oder gar auszuwerten. Nur, wenn die Mitarbeiter einer solchen Datenerhebung zustimmen, ist dem Unternehmen jede Form der Überprüfung gestattet. Dies hat jedoch immer im Einklang mit den Persönlichkeitsrechten zu erfolgen. Haben die Mitarbeiter nicht ausdrücklich einer Verhaltenskontrolle seitens des Unternehmens zugestimmt, ist diese mittels eines Zeiterfassungssystems nicht gestattet.