Firmensitz verlegen: Die ultimative Checkliste

Die Verlegung des Firmensitzes oder die Änderung der Geschäftsadresse sind mit zahlreichen Formalien verbunden. Nicht nur, dass diverse Stellen über den Umzug informiert werden müssen. Es müssen auch einige Gesetzesvorschriften beachtet werden. Diese Checkliste soll dabei helfen.

1. Gewerbeamt informieren

Bei einem Umzug innerhalb einer Gemeinde muss beim Gewerbeamt eine Gewerbeummeldung erfolgen. Hierzu muss zunächst eine Gewerbeabmeldung bei der einstigen Gemeinde beantragt werden, ehe beim neuen Standort die Anmeldung möglich ist. Während die Gewerbeabmeldung kostenfrei ist, müssen für die Anmeldung zwischen 15 bis 60 Euro bezahlt werden.

2. Handelsregisteranmeldungen vornehmen

Ist die Firma zudem noch im Handelsregister eingetragen, ist auch dieses bei der Verlegung des Firmensitzes zu informieren. Dabei gibt es, je nach Rechtsform, einige Besonderheiten zu beachten:

• Bei eingetragenen Kaufleuten (e. K.) und Personenhandelsgesellschaften (OHG, KG) muss im Handelsregister immer die aktuell gültige Adresse der Hauptniederlassung eingetragen werden. Die Änderung der Geschäftsanschrift wird, notariell beglaubigt, beim bisher zuständigen Registergericht angemeldet. Verbleibt die Geschäftsanschrift im bisherigen Registerbezirk, wird die jeweilige Änderung im Handelsregister vermerkt. Wird der Firmensitz an einen Ort außerhalb des Bezirks verlegt, leitet das bisher zuständige Registergericht die Unterlagen dem Gericht der neuen Niederlassung weiter.
• Bei Kapitalgesellschaften (UG (haftungsbeschränkt), GmbH, AG) können der Firmensitz und die inländische Geschäftsanschrift voneinander abweichen. Dennoch muss die inländische Geschäftsadresse zwingend im Handelsregister eingetragen werden. Diese muss zugleich die Postanschrift sein. Jedoch muss die Adresse nicht zwingend am gleichen Ort sein, wie der Firmensitz. Auch diese Änderung ist in notariell beglaubigter Form beim Handelsregister zu melden.

Die Handelsregistergebühren liegen zwischen 30 und 140 Euro. Die Notargebühren kosten, je nach Anmeldung, zwischen 45 und 500 Euro.

3. Finanzamt informieren

Wird der Firmensitz verlegt, muss nicht nur dem neuen Finanzamt umgehend die neue Betriebsanschrift mitgeteilt werden. Auch das alte Finanzamt, wenn es einen Wechsel der Zuständigkeiten gab, muss davon erfahren. Beim Wechsel der Zuständigkeiten kommt es auch zu einer Änderung der Steuernummer, nicht aber der Umsatzsteueridentifikationsnummer.

4. Sozialversicherungsträger benachrichtigen

Als Einzugsstellen der Sozialversicherungsbeiträge müssen die Krankenkassen über die neue Unternehmensadresse informiert werden.

5. Berufsgenossenschaft informieren

Gleiches gilt auch für die zuständige Berufsgenossenschaft als Träger der gesetzlichen Unfallversicherung für Unternehmen und deren Beschäftigten.

6. Mitteilung an die IHK

In der Regel bekommt die IHK die geänderte Firmenanschrift von den Gewerbeämtern übermittelt. Es schadet aber nichts, die Firmensitzverlegung selbst noch einmal mitzuteilen.

7. Agentur für Arbeit benachrichtigen

Gemäß § 5 Absatz 5 DEÜV sind Arbeitgeber zur Mitteilung sämtlicher Änderungen ihrer Betriebsdaten dem Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit gegenüber verpflichtet.

8. Banken und Versicherungen informieren

Auch die Hausbank und Versicherungen müssen frühzeitig über die Verlegung des Firmensitzes informiert werden.

9. Beitragsservice öffentlich-rechtlicher Rundfunk

Gleiches gilt für den Beitragsservice der öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten gemäß §§ 6 ff. Rundfunkbeitragsstaatsvertrag.

10. Geschäftspapiere anpassen

Sämtliche Pflichtangaben auf den Geschäftsbriefen müssen korrigiert werden. Bei der Verlegung des Firmensitzes in einen anderen Handelsregisterbezirk sind zusätzlich der Ort des neuen Sitzes, das neue Registergericht und die neue Handelsregisternummer zu ändern.

11. Impressum auf der Homepage anpassen

Das Impressum ist gemäß § 5 Absatz 1 Nummer 1 TMG hinsichtlich der neuen Firmenadresse anzupassen.

12. Kraftfahrzeuge ummelden

Verändert sich die Anschrift des Fahrzeughalters durch die Verlegung eines Firmensitzes, muss dies laut § 13 Absatz 1 Nummer 1 FZV der Zulassungsbehörde mitgeteilt werden.

13. EORI-Nummer Stammdatenänderung

Sobald nach der Verlegung des Firmensitzes ein aktueller Handelsregisterauszug vorliegt, wird ein Antrag auf Änderung der Stammdaten bei der Generalzolldirektion – Dienstort Dresden – Stammdatenmanagement (GZD – DO Dresden – Stammdatenmanagement) abgegeben.

14. Umzugsunternehmen beauftragen

Bei all den Behördengängen und Formalien darf jedoch eine Sache nicht vergessen werden. Die Organisation des eigentlichen Umzugs der Büroräume samt Inventar. Für einen stressfreien Transport des gesamten Büro-Inventars ist ein professionelles Umzugsunternehmen sehr zu empfehlen. Geeignete Dienstleister in der Nähe können online über eine lokale Suche wie „Umzugsunternehmen Dortmund“ gefunden werden.